Politique de confidentialité

GESTIAS (« GESTIAS ») offre des services de support de gestion aux OBNL, organismes de charités et ordres professionnels. 

Dans le cadre de notre mission, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements et données liées à des individus et/ou leur organisation. GESTIAS  s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet ou interagissez avec nous. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et sauvegardés par nous.

La Politique est conçue de manière à respecter les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels.

1.    CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans cette Politique, par « renseignements personnels », nous entendons toutes les informations portant sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, qui peuvent inclure, sans s’y limiter:

• vos coordonnées, comme votre nom, votre prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• vos informations financières, comme des informations relatives à vos revenus, salaire, autres avantages sociaux,  y compris votre numéro d’assurance sociale et votre compte bancaire;
• des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des diplômes d’institutions éducatives, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel ou à l’emploi;
• des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• des renseignements relatifs concernant des services que nous vous avons rendus;
• des informations qui nous sont fournies par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est requis, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques,  la santé, l’orientation sexuelle, etc.);
• des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport;
• des renseignements relatifs au marketing et à vos préférences de communication;
• des données sur les fichiers témoins (cookies) de votre fureteur, liées à votre utilisation de notre site Internet ou de nos portails, notamment votre adresse IP, votre identifiant, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites ainsi que les pages consultées. 
• tout autre renseignement à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers que vous nous communiquez.

2.    COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons recueillir les renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous visitez notre site Internet, vous faites affaire avec nous ou interagissez avec nous.

Nous pouvons également recueillir les renseignements personnels indirectement auprès de toute source, y compris, mais sans s’y limiter, les sources spécifiées dans toute entente entre vous votre (vos) employeur(s) actuel(s) ou passé(s), des institutions financières, des agents de renseignements personnels, des agences de placement, des agences gouvernementales, ou auprès de vos représentants autorisés, tels que votre conseiller financier, toute personne que vous avez pu donner en référence ou toute autre source nécessaire à la fourniture de nos services.

3.    UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour:

4.    RENDRE DES SERVICES À NOS CLIENTS-PARTENAIRES

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos mandats pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n’avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable.

5.    TOUTE ACTIVITÉ FAISANT PARTIE INTÉGRANTE DE L’EXPLOITATION DE NOTRE FIRME

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins ou en relation avec:

• le recrutement d’employés, d’associés et de travailleurs contractuels potentiels, ainsi que la gestion de la relation avec les employés, les associés et les travailleurs contractuels;
• les demandes de renseignements et communications de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi;
• l’ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation;
• le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que de celles de nos clients et de nos fournisseurs de services;
• la prévention de la fraude;
• toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

6.    MAINTENIR UNE EXPÉRIENCE CLIENT DISTINCTIVE

En plus des finalités liées aux opérations de GESTIAS, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour:

• communiquer avec vous et vous tenir informé: pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de soumission, pour vous faire parvenir des communications d’informations générales si vous avez accepté de recevoir de telles communications, etc.;
• effectuer un suivi, des activités ciblées de marketing et de programmes de marketing, ainsi qu’une évaluation comparative;
• gérer et améliorer notre site Internet;

7.    COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à ne pas communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez ou que les lois applicables le permettent ou le requièrent. Nous pouvons engager des tiers, y compris des représentants de services et membres de notre réseau, pour traiter les renseignements personnels pour les fins susmentionnées.

8.    COMMUNICATION À DES TIERS

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers, notamment à:

• des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que l’hébergement et le traitement de données, l’assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l’analyse, et d’autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres;
• des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons;
• des conseillers professionnels, notamment des auditeurs;
• des assureurs;
• des organismes de réglementation et autres organismes professionnels;
• des autorités fiscales;
• des agences fédérales ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valable;
• toute personne ou organisation, y compris un organisme d’enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi;
• toute entreprise dans le cadre d’une réorganisation de notre organisation ou d’un autre changement de contrôle de notre firme;
• tous autres tiers lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation

9.    PARTAGE ENTRE SERVICES ET ENTITÉS AFFILIÉS

Sauf si la législation l’interdit, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec nos entités affiliées ou nos différents services au sein de GESTIAS, aux fins suivantes :

• gérer vos relations commerciales avec nous et nos affiliés s’il en est;
• se conformer à toute exigence prescrite par la loi ou les règlements;
• vous rendre des services que vous souhaitez obtenir.

10.    CONSERVATION

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exigences législatives et professionnelles concernant la conservation de certains types d’informations.

11.    CONSENTEMENT

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé. En utilisant notre site Internet ou en nous transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à cette Politique et à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette Politique.

 
Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis en nous contactant en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique Nous contacter. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts ou les fonctionnalités de notre site Internet ou de nos portails.

12.    MESURES DE SÉCURITÉ

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues à cet effet, afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître les renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Les tiers auxquels sont communiqués des renseignements personnels doivent se conformer aux mesures de sécurité que nous avons instaurées.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécuritaires. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Nous vous encourageons à utiliser les liens plus sécuritaires que nous mettons en place pour nos partenaires et ainsi limiter le plus possible les échanges courriels; de plus, à mettre des mots de passe sur les fichiers que vous nous transmettez. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique Nous contacter.

13.    LIENS VERS DES SITES WEB DE TIERS

Pour votre commodité, nos sites Internet peuvent fournir des liens vers les sites de tiers ou des parties de leurs sites. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu ou le fonctionnement de ces sites ni sur les pratiques des opérateurs de ces sites en matière de confidentialité ou de respect de la vie privée. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous soumettez par l’intermédiaire de ces sites est régi par les politiques de confidentialité des sites en question. Il est donc de votre responsabilité de vous renseigner sur leurs politiques de protection des informations qui vous concernent.

14.    DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite, vous disposez des droits suivants relativement à vos renseignements personnels :

• Accès : vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vous pouvez également demander que vos renseignements informatisés soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible;
• Rectification : vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts ;
• Retirer votre consentement : vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
• Désindexation : vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

15.    NOUS CONTACTER

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse vieprivee@gestias.qc.ca 

16.    MISE À JOUR

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente Politique. Toute modification apportée à la Politique entrera en vigueur lorsque nous publierons sa version révisée sur notre site Internet. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la Politique, vous acceptez les changements qui y sont apportés. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de cette Politique régulièrement afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. La date figurant au bas de la Politique indique la date de sa dernière révision

22 septembre 2023